ーミーティングをごっそり削減ー薬局で使ってほしいGoogleカレンダー

2019年8月11日

こんにちわ。薬局事務のせーたです。

みなさんの薬局でのスケジュール管理は、どのようにしてるでしょうか?

休憩室の変なところに紙のカレンダーがかかってて、マジックやボールペンでみんなで書いてぐちゃぐちゃになってませんか?

そんな方へ

「ねぇ知ってる?Googleカレンダーはみんなのスマホで見れる共通カレンダーでいつでも好きなタイミングで書き込みができるんだよ。(無料で)」

毎日同じ人が働くとは限らない薬局に置いては、かなり重宝するアプリです。

1.薬局でGoogleカレンダーを使うメリット

薬局での仕事は基本的にシフト制が多いですよね。自動的に、毎日メンバーが異なることもしばしば。

一方で薬局事務の仕事は、以外とスケジュールに追われることがあります。

・レセプト
・施設対応
・在宅訪問
・その他業務

毎日同じメンバーで仕事ができないとなると、仕事の割り振りがしづらいだけでなく、タスクやスケジュールの共有もしづらいです。

Googleカレンダーって、IT系の営業マンがアポイントを確認する為に使うようなイメージをおもちかもしれませんが、 この機能の最も優れた点は、その共有性

何のタスクがいつの期限であり、誰が担当するのか、Googleカレンダーを見れば、休みの日でも誰でもわかるようになります。

むしろ薬局という職場において、ぴったりのアプリです。

2.Googleカレンダーの始め方は?

始め方はいたって簡単。

次のステップで進めましょう。

①Gmailのアカウントをとる
②Googleのカレンダーを開く
③メンバーと共有する

みなさん、Gmailについては、お使いの方も多いと思いますので1から説明はしません。

Googleカレンダーは、Gmailのアカウントを持っていれば、いつでもログインできます。スマホに入ってない方はアプリストアからダウンロードしましょう。

PCで見る場合は、↓の写真のところをクリックすると、Googleカレンダーが開けます。

Googleカレンダーの開き方

メンバーと共有する場合は、メンバーにも同じようにGmailアカウントを取得してもらう必要があります。

以下のように、「共通と設定」の画面を開き、追加するメンバーのメールアドレスを入力すればOKです。

設定と共有画面の開き方

ユーザー追加

「+ユーザーを追加」からメンバーのアドレスを入力

これで、メンバーとの共有設定は完了です。

3.Googleカレンダーの機能

薬局で使うべきGoogleカレンダーの機能は以下の通りです。

・TODOタスクを日付に追加できる
・カレンダーをメンバーに共有できる
・メンバーもカレンダーに予定やTODOを追加できる
・個々のカレンダーと照合できる

要するに、今現在休憩室に貼ってある紙のカレンダーを「スマホ画面でみんなで書いたりみたりできる」と思ってもらえればいいです。

メンバーの登録が完了したら、リーダーを決めておき、薬局のTODOをカレンダ上に記載してももらいましょう。

リーダーのTODOに基づいて、メンバーの出勤をみながら、誰にどの仕事を割り振るか決めていけばよいでしょう。

4.まとめ

Googleカレンダーを薬局で使てみたら?という話でした。

例えば新たに入ってきた人にすぐライン聞くのもはばかれるし、かといって連絡手段がないから、当日に合わないとコミュニケーション取れないってことが結構ありました。僕男子だし。

これやっとくとすごく楽だし、連絡ではないので気も使わないで済みます。

ただ中には「スマホはあくまで個人の持ち物で、仕事用ではないから。」と思う方もいるかと思うので、無理強いはしないようにお気を付けください。それでは。