薬局事務 仕事マニュアルの作り方

2019年8月17日

こんにちわ。薬局事務のせーたです。

今回は、薬局事務のマニュアル作りについて紹介します。

あなたが働いている薬局に仕事マニュアルはありますか?

会社に求められようとも、そうでなくとも、あなた専用の仕事マニュアルを作りましょう。

結果、仕事を覚えるのが各段に加速します。

新人さん
新人さん

ただでさえ忙しいのに、そんなことしてられっかよ

新人さんこそやりな。マジで。

マスター
マスター

新人さんがマニュアルを作るべき理由

ベテランの皆さん、自分が入社1か月目のころを思い出してください。

右も左もわからない状況で、「これはこーやる」「あれはあーやる」などと、部分部分のタスクを教えてもらいますが、一向に線として結ばれずに、ひたすらテンパっていませんでしたか?

僕はそうでした。そこで始めたのが自分の仕事マニュアル作りでした。

もちろん、日々業務はしているので、だんだん覚えていくのは当たり前なのですが、それとは別に業務の合間でマニュアル作りをしていた結果、

同期の方々と比べても一つ抜きんでることができました。

何が違うかというと、自分で情報を取りに行くようになるんですね。

マニュアルに1つ「これはこーだ」と定義するには、情報を自分で取りに行く必要があるので、主体性が生まれてきます。

薬局にとっても即戦力として育つので、メリットがある一方、自分に対してのメリットが大きいです。

やらされ仕事と自分で管理する仕事では、モチベーションがまるで違うのはおわかりでしょう。

「また今日も謎のカタカナ入力か」と思ってる毎日は辛いです。。

マニュアルの作り方

実際のマニュアルの作り方を順に紹介しますね。

初日からマニュアルづくりを始めるのはかなり変なやつになるので、2~3週間ほど、一通りの仕事に触れた時点でスタートしましょう。

次の順番で作成していきます。

☑マニュアル作りの順序
 ①タスクの洗い出し
 ②目次作成
 ③書く!

タスクの洗い出し

まずは、それまで自分が触れたタスクをすべて書き出しましょう。

細かい仕事でも構いません。むしろ細かいことを1つのタスクとして見られるのは最初のうちだけで、だんだん慣れてきて、当たり前のことに変化していてしまいます。

その後さらに新人さんが入ってきた際、新人さんにとっては、その細かい事がとっても大事だったりします。

とにかく箇条書きで構わないので、やってるタスクをすべて書き出す事から始めましょう。

このタスクを目次作りのエッセンスとします。

目次づくり

洗い出したタスクをカテゴリー別に選別してみましょう。

カテゴリーとは、例えば処方箋を受け付けてから投薬までのルートの流れで、どの部分にあたるかで決めるとよいでしょう。

①入力 → ②帳票整理 → ③ピッキング

みたいな感じですね。それ以外にもレセプトだとか雑務だとかたくさんあると思うので、カテゴリーで分ければ、そのカテゴリーが大目次、目次の各タスクが小目次となります。

あとは書くだけ

目次の中で、大項目・小項目が既に決定しているので、あとは迷わず書き進められるはずです。

PC画面操作をそのまま貼り付けると、内容として見やすいものになります。

次の記事を参考にしてみてください→プリントスクリーン

なるべく客観的に文章を書くと万人受けするものになります。

書いていると、「?」となる部分がたくさん出てくると思うので、まず調べましょう。調べてわからないことを先輩に聞いて理解を深める。

→マニュアルに反映させる。

この繰り返しですね。

ExcelPower Pointがおすすめです。

Wordだと画像を挿入するときに不自由なので。

マニュアル作りのポイント

マニュアル作りは、結果的にあなたの習得スピードを大幅に加速させますが、マニュアル作りの目的は第三者(さらなる新人さん)への参考資料を目指して作りましょう。

自分用のメモよりも、よりクオリティを高く作る意識をもって作る事ができます。

一般的に、人に何かを教えるにはその10倍の知識が必要と言われています。

まとめ

薬局事務として働きだしたあなたがマニュアルを作り始めるというのは、いささか大変な事だと思います。

それに見合う対価があると思えればやる価値はあると思います。

メリットは以下の通り

☑マニュアルを作るメリット
 ・自分の習得スピードの加速
 ・自分の知識幅の把握
 ・自分の表現力が磨かれる
 ・さらなる新人さんに対して価値提供できる
 ・レクチャースキルが身につく(要するに○○)
 ・当面の目標をもって仕事ができる

細かい内容については触れませんが、随時更新していくことで、あなたの知識の幅が先輩方からも評価してもらえるメリットがあります。

評価というのは、「すごい」とかそういうことではなくて、「ここまで理解しているから次にこれを教えよう」とか「ここの理解が間違ってる」など、あなたの理解度を明示することができます。

結果的にあなたはより正しい情報をたくさん仕入れることができるので、あなたの習得度はますます加速するわけです。

新人であるあなたこそ、チャレンジしてみてくださいね!それでは!